Super Tips

Hur man organiserar ett möte på jobbet

"Om det är nödvändigt identifiera med ett ord varför mänskligheten inte har nått och aldrig kommer att nå sin fulla potential, det ordet kommer att vara ”återförening”. ” Så sa komikern Dave Barry, och många håller med. Men behöver inte vara så. Här är några tips för att förbereda ett bra möte på jobbet.

Börja och sluta objektivt

Att organisera ett produktivt möte är inte avancerad vetenskap. Som rådgivaren Teri Schwartz konstaterar, handlar mycket av det om att starta och genomföra varje möte med ett mål och avsluta det med en plan att "gå vidare". Problem uppstår när detta förbises. "Det är som att flyga ett plan", säger hon. "De flesta olyckor inträffar vid start och landning."

Välj en ledare

För några år sedan antog KeyCorp-banken i Cleveland, USA, en ny princip: alltid nominera någon att leda. "Det värsta är ett möte med ingen ansvarig", säger Charles Hyle, bankens vice verkställande direktör och riskchef. "Det blir en skrikande tävling."

Tänk smått

Var realistisk om vad du kan göra. "Du kan inte lösa världens hunger på en timme", säger Teri Schwartz. Håll också antalet deltagare hanterbart för att stimulera diskussionen. "Med för många människor i rummet är alla tysta", säger Hyle.

Direkt

"Människor hatar det när de inte kan göra sitt jobb för att de måste gå till någons möte", säger professor Michael Feiner från Columbia School of Business i USA. Uppmuntra därför andra att prata och engagera sig, särskilt de med lägre rang. "De måste tro att mötet inte är så och så, utan" vårt ", säger Feiner.

Upprätta regler för deltagande

Alla måste veta vem som kommer att anteckna och hur beslut kommer att fattas. Kom ihåg att konsensus i allmänhet är dålig. "Det betyder att det inte finns tillräckligt med dialog eller debatt", säger Feiner, "och båda är grunden för alla innovativa organisationer." Jon Petz, författare till boken Tråkiga möten suger (Tråkiga möten är slutet), det föreslår att man fördelar framtida uppgifter under de senaste fem till tio minuterna och sedan upprepar dem i en e-post grupp, så det finns ingen förvirring.

Organisationen är grunden för att idéerna ska presenteras och diskuteras framgångsrikt. Om det inte finns någon planering har mötet inte varit värt besväret. Tänk på organisationen som det första du ska göra och du kommer att se hur produktivt ditt möte blir. Men om du inte är en organiserad person, börja med att fixa ditt skrivbord. Det blir en bra övning!